转学/退学程序

学生转课流程

1.学生填写转课申请表格

a. 如果学生想转课,他/她将需要填写转课申请表格并交给行政人员进入下一步受理。另外,在需要退款的情况下,学生也需要同时填写并提交退款申请表格和转课申请表格。

b.  任何转课需要的证明文件也必须连同转课申请表格一起提交。

c.  如果转课的证明文件与之前报名的材料不同,该材料至少包括新课程申请最低要求的材料。

d.  转课的理由也需要在转课申请表格中注明。

2.行政人员与学生会面

a.  一旦收到转课申请表格(包括辅助材料),行政人员就要与学生会面,该工作要在两个工作日内完成。

b.  行政人员要告知学生转课的条件,如下:

  • 学生必须满足新申请课程的最低要求。
  • 转课申请一旦批准,当前课程的学生合约将作废。
  • 转课申请一旦批准,需要签署新课程的学生合约(参考学生合约处理流程)

仅适用于年龄在18周岁以下的学生

c.  行政人员在处理转课申请之前,要征得学生父母或者监护人的同意,可以通过邮件、电话或者信件来告知。 同意的凭证必须在转课申请的表格中注明。

3.课前辅导的执行

a. 行政人员需指导学生完成课前辅导,确保学生明确各种重要信息,学生需在转课申请表格中签字。同时,行政人员也要确保新课程适合学生。

4.由学术部批准转课申请

4.1 完成课前辅导后,行政人员需征得学术主管的批准。确保学生适合新的课程。

4.2 该批准应在转课申请表格中注明。

5.转课批准管理

5.1 收到学术主管批准的表格后,行政人员将征得行政主管的批准,这是审批管理的一部分。

5.2 该批准也应在转课申请的表格中注明的。

6.转课生效或被拒

6.1 转课请求的生效或者拒绝信将要给到学生。

6.2 对于批准的请求,学生新课程的申请将被处理。

转课的内部处理

转课一旦确认,行政人员讲根基和完成以下操作:

  • 终止现有的学生合约(新课程合约签署之后)
  • 处理退款,如果有(参考退款流程)
  • 通知ICA学生签证状态的改变情况(包括目前学生签证的取消)
  • 更新提供FPS服务者(参考更新提供FPS服务者的流程)
  • 更新学校学生管理系统的数据(准确的更新课程和学生的细节信息)
  • 更新转课和撤销课程的材料

更新FPS服务提供者

通知FPS服务提供者的情况:

工作人员将在三个工作日内更新保险。

a.学生转换所学习的课程

b.学生取消学习的课程

c.学生延期或者增加所学习的课程

d.除上述情况外,学生的学费保障状况将受到影响。

通知FPS服务提供者的流程

a.行政人员需登录网上系统通知保险。

b.行政人员需将目前学生的状况信息更新在系统里。